Penjelasan:
Gambar di atas menunjukkan diagram struktur organisasi PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) di Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) dengan deskripsi sebagai berikut :
Gambar menunjukkan struktur organisasi PPID UPI dengan posisi teratas “Atasan PPID,” diikuti oleh “PPID,” “Tim Pertimbangan,” “PPID Pelaksana,” dan “Petugas Pelayanan Informasi Publik.” Kotak “PPID Pelaksana” mencakup subkategori seperti fakultas, biro, UPT, dan unit penunjang. Logo UPI ada di pojok kanan atas.
Atasan PPID adalah Rektor. PPID / PPID Utama adalah Sekretaris Universitas. PPID Koordinator adalah Hubungan Masyarakat, Direktorat Renor, Direktorat STI, Kantor Arsip, dan Kantor Hukum. PPID Pelaksana adalah pimpinan unit kerja. Melihat dari SOTK UPI, PPID Pelaksana dikategorikan menjadi PPID Pelaksana Direktorat, Biro, Badan, UPT, Fakultas, dan Kampus Daerah. Tim Pertimbangan adalah para wakil rektor dan KSA. Petugas Pelayanan Informasi Publik dibagi menjadi dua, yaitu: operasional dan administrasi. Operasional berhubungan dengan proses layanan informasi kepada publik sedangkan administrasi berhubungan dengan proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dokumen.
Tugas dan Tanggung Jawab
Atasan PPID
Atasan PPID memiliki tanggung jawab untuk membangun dan mengembangkan sistem layanan informasi publik, mencakup penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi kepada publik. Ia juga bertanggung jawab atas penyelesaian keberatan terkait permintaan informasi publik, serta mewakili badan publik dalam sengketa informasi di Komisi Informasi atau pengadilan. Selain itu, Atasan PPID berperan dalam menunjuk PPID dan PPID Pelaksana, menyusun kebijakan layanan informasi publik, serta melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas layanan tersebut.
Tim Pertimbangan
Bertanggung jawab membantu merumuskan pertimbangan tertulis, Daftar Informasi, dan Informasi yang dikecualikan.
PPID / PPID Utama
PPID atau PPID Utama bertanggung jawab untuk menyusun dan melaksanakan kebijakan layanan informasi publik serta menyusun laporan pelaksanaannya. Mereka mengoordinasikan dan mengkonsolidasikan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, serta pelayanan informasi publik, termasuk mengumpulkan dokumen dari PPID Pelaksana dan petugas informasi. PPID juga melakukan verifikasi dokumen, menentukan informasi publik yang dapat diakses, serta menguji konsekuensi informasi yang dikecualikan. Selain itu, mereka mengelola, memelihara, dan memperbarui Daftar Informasi Publik (DIP), menyediakan informasi secara efektif, serta melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring terhadap pelaksanaan kebijakan teknis yang dilakukan oleh PPID Pelaksana atau petugas informasi.
PPID Pelaksana
PPID Pelaksana bertugas membantu PPID dalam melaksanakan tanggung jawab, tugas, dan kewenangannya, termasuk menjalankan kebijakan teknis layanan informasi publik yang telah ditetapkan oleh PPID. Mereka mengonsolidasikan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi publik, serta mengumpulkan dokumen dari petugas pelayanan informasi di badan publik. Selain itu, PPID Pelaksana membantu PPID dalam verifikasi dokumen, serta mengelola, memelihara, dan memperbarui Daftar Informasi Publik (DIP), memastikan ketersediaan informasi publik, serta mempercepat layanan agar mudah diakses oleh masyarakat.
Petugas Pelayanan Informasi Publik
Petugas Pelayanan Informasi Publik bertanggung jawab mendukung PPID dalam proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi publik. Tugas mereka mencakup pengumpulan dokumen informasi publik, serta membuat, mengelola, memelihara, dan memperbarui Daftar Informasi Publik (DIP). Selain itu, petugas ini menyiapkan dokumen untuk pengujian konsekuensi atas informasi yang akan dikecualikan atau membuat pertimbangan tertulis ketika informasi publik dikecualikan atau permintaan informasi ditolak. Mereka juga bertugas membantu pemohon informasi publik yang memiliki kebutuhan khusus agar dapat mengakses informasi dengan lebih mudah.