PPID UPI dibentuk sebagai salah satu langkah strategis dalam mengimplementasikan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP). PPID UPI berfungsi untuk memastikan keterbukaan, transparansi, dan akuntabilitas penyampaian informasi publik di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia.

Sebagai pemegang mandat utama, PPID UPI dipimpin oleh Sekretaris Universitas (SU) yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor UPI. Rektor bertindak sebagai atasan PPID UPI yang memastikan seluruh kegiatan dan kebijakan informasi publik dikelola sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Untuk menjalankan fungsinya, PPID UPI bekerja sama dengan lima unit kerja utama yang masing-masing memiliki peran khusus dalam mendukung pengelolaan informasi dan dokumentasi, yaitu:

1. Kantor Humas: Bertanggung jawab dalam bidang pelayanan informasi publik. Humas menjadi garda depan dalam menyampaikan informasi kepada masyarakat dan memastikan akses informasi yang transparan dan akurat.
2. Kantor Arsip: Mengelola pengarsipan dan dokumentasi secara profesional, memastikan bahwa setiap informasi yang dihasilkan UPI didokumentasikan dan disimpan dengan baik untuk kebutuhan akses publik di masa depan.
3. Kantor Hukum: Menangani aspek hukum terkait penyebaran informasi publik dan memastikan bahwa kegiatan PPID UPI berjalan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku, termasuk perlindungan terhadap informasi yang bersifat rahasia.
4. Direktorat Sistem Teknologi Informasi (STI): Mengembangkan dan memelihara sistem teknologi informasi yang mendukung keterbukaan dan penyebaran informasi secara digital. STI memastikan bahwa platform daring UPI memadai untuk mendukung akses informasi publik.
5. Direktorat Perencanaan dan Organisasi (Renor): Bertanggung jawab dalam penyusunan pelaporan dan evaluasi kinerja PPID UPI. Renor memastikan bahwa proses pelaporan sesuai dengan standar yang ditetapkan, baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal.

Kelima unit kerja ini tidak hanya bekerja sesuai bidangnya masing-masing, tetapi juga berkolaborasi dalam komunikasi dan koordinasi untuk memastikan pengelolaan informasi publik yang efektif dan efisien. Mereka juga bertindak sebagai koordinator unit kerja lainnya yang berfungsi sebagai PPID Pelaksana, mengkoordinasikan seluruh unit di lingkungan UPI untuk mendukung upaya keterbukaan informasi publik.

Dengan adanya struktur yang terorganisir ini, PPID UPI berkomitmen untuk menyediakan informasi yang terbuka dan dapat diakses oleh masyarakat luas, selaras dengan prinsip-prinsip keterbukaan informasi yang diamanatkan dalam UU KIP.